Ань технология и методы управления документооборотом промышленных предприятий срв

На правах рукописи

Ле Кхак Нгок Ань

Технология и методы управления

документооборотом промышленных

предприятий СРВ

Специальность: 05.13.01 – Системный анализ, управление и обработка информации (промышленность)

Автореферат

диссертации на соискание ученой степени

кандидата технических наук

Москва 2008

Работа выполнена на кафедре «Математическое обеспечение вычислительных систем» в Московском государственном институт радиотехники, электроники и автоматики (Техническом университете)

Научный руководитель: д.т.н., профессор

Ткаченко Владимир Максимович

Официальные оппоненты: д.ф.-м.н., профессор

Дикусар Василий Васильевич

д.ф.-м.н., профессор

Самохин Александр Борисович

Ведущая организация:

ЗАО «Институт электронных управляющих машин»

(ИНЭУМ)

Защита диссертации состоится “ 19 ” июня 2008 года в 14 часов на заседании диссертационного Совета Д 002.017.03 в Вычислительном центре им. А.А Дородницына РАН по адресу: 119991, г. Москва, ул. Вавилова, д.40 в конференц-зале.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Вычислительного центра им. А.А Дородницына РАН.

Автореферат разослан «____ » ___________ 2008 г.

Ученый секретарь

диссертационного совета Д 002.017.03

кандидат физико-математических наук Мухин А.В.

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность работы

Современное развитие Социалистической Республики Вьетнам (СРВ) характеризуется ростом различного рода связей как внутри страны, так и за рубежом, что сопровождается соответствующим ростом документооборота. Тем не менее, на данный момент никакие исследования по организации национальной системы электронного документооборота (СЭД) не проводились. Не исследовались технологии автоматизации процессов проектирования СЭД в интересах государственного управления СРВ, и методики необходимого математического обеспечения СЭД для аутентификации, целостности и неотрекаемости документов. На сегодняшний день в СРВ отсутствует законодательная основа СЭД.

При построении СЭД в интересах государственного управления необходимо учитывать такие особенности Вьетнама, как:

• в СРВ в основном сохраняется социалистическая система народного хозяйства, в то же время наряду с социалистической формой собственности присутствует и капиталистическая;
• СРВ является развивающимся государством, стремящимся занять соответствующее экономическое положение в своем регионе Юго-восточной Азии, и войти в общество АСЕАН, что требует при построении СЭД учета особенностей организации как европейского, так и азиатского делопроизводства, не копируя при этом китайские аналоги.

При переходе государственного делопроизводства на электронный документооборот, работу с документами в организациях необходимо рассматривать как единый технологический процесс, который включает:

• документирование: подготовку проектов документов с оформлением установленных реквизитов, согласование, представление на подпись руководителя (утверждение), передача документа исполнителю (корреспонденту) по установленным правилам;
• обеспечение документооборота: регистрацию, движение документов и их проектов в соответствии со структурой организации и функциональными обязанностями сотрудников, регистрацию и рассылку исходящих документов внешним корреспондентам, контроль исполнения поручений к документам, списание документов в дела по номенклатуре, поиск документов, формирование сводной номенклатуры дел организации, информационно - функциональное разграничение прав пользователей;
• архивную обработку и хранение документов: обработку документов и дел, завершенных в делопроизводстве, для передачи на ведомственное архивное хранение, систематизацию дел в архивном фонде, поиск дел и документов по установленному критерию отбора, информационно - функциональное разграничение прав пользователей, формирование выходных документов в соответствии с Положением о Национальном Архивном фонде.

Учитывая, что современный порядок ведения дел в государственных органах СРВ требует большого объема работы с документами, введение единых стандартов и регламентов ведения электронного документооборота и внедрение соответствующей СЭД в интересах государственного управления СРВ позволят:

• автоматизировать типовые технологические процессы подготовки, регистрации, хранения, архивации, поиска и обработки документов, и тем самым сократить издержки на построение каждым ведомством собственных инфраструктур документооборота;
• повысить исполнительскую дисциплину в государственных органах СРВ за счет усиления «прозрачности» процесса исполнения поручений по документам, а также, формирования отчетов;
• повысить оперативность и качество принятия управленческих решений за счет отражения реальной ситуации в управленческой модели;
• для осуществления электронного документооборота в рамках информационного пространства АСЭАН ЭДО обеспечить «безболезненную» интеграцию электронного документооборота СРВ с центром международного документооборота (ЦМД).

Степень изученности проблемы. Проблемы организации электронного документооборота, внедрения и выбора системы управления документами нашли отражение в трудах В.Э. Баласаняна, С.В. Клименко, С.Л. Кузнецова, М.В. Ларина, Д.А. Романовой и др. Вопросы и методы оценки качества программного обеспечения рассматривались в фундаментальных работах Б.У. Боэм, В.В. Липаева, Г.Н. Хубаева.

Целью диссертационной работы является создание методов и технологий проектирования СЭД в интересах государственного управления СРВ, а также разработка предложений и технических решений, обеспечивающих формирование единой модели управления межведомственным электронным документооборотом государственных органов СРВ.

Основными задачами диссертационной работы являются:

• на основе анализа российских и иностранных стандартов, законов и методик организации электронного документооборота разработать требования к составу методической и нормативной правовой базы межведомственного электронного документооборота государственных органов СРВ;
• на основе анализа структуры системы межведомственного электронного документооборота СРВ и процессов обработки документов создать единую модель управления документооборотом в интересах государственного управления СРВ;
• оценка применимости предлагаемых методик и технологий создания СЭД в интересах государственного управления СРВ;
• разработка метода оценки математической модели СЭД.

Методы исследования. Результаты диссертационной работы были получены на основе использования теории системного анализа, теории множеств, теоретико-графовых моделей, методов структурного анализа и проектирования, а также современных технологий хранения и обработки данных.

Научная новизна работы определяется тем, что в работе впервые применительно к видам электронного документооборота, используемого в СРВ, был разработан новый метод управления электронным документооборотом.

В частности был получен ряд новых научных результатов, позволяющих спроектировать СЭД в интересах государственного управления СРВ, а именно:

• на основе анализа международных стандартов СЭД и особенностей организации документооборота в СРВ, определены требования для построения СЭД в СРВ;
• исследованы проблемы математического обеспечения СЭД и разработаны предложения по защите информации в СЭД;
• построена модель единой системы электронного документооборота в государственных органах СРВ.

Практическая ценность работы состоит в том, что полученные в ней результаты использованы при подготовке проекта законов «Электронная цифровая подпись» и «Электронный документооборот» во Вьетнаме, ориентированы на методы обработки информации в интересах государственного управления, путем создания единой национальной системы электронного документооборота в СРВ.

Также результаты диссертационной работы были использованы при выполнении научно-исследовательских работ в Вычислительном центре РАН им. А.А Дородницына и в учебном процессе МИРЭА.

Апробация работы

Результаты проведенных в диссертационной работе исследований опубликованы в 6 статьях, из них в журналах из перечня ВАК – 1 статья. Основные положения работы докладывались и обсуждались: на научно-технических конференциях МИРЭА, на XVI международном симпозиуме «Новые технологии в образовании и науке», на VIII научном симпозиуме «Вьетнамская научно-техническая ассоциация в РФ» (Москва, 2006).

Структура и объем работы

Работа состоит из введения, 4 глав, заключения, списка литературы (78 наименований) и 2 приложений. Объем основного текста составляет 167 страниц, 4 таблиц, 20 рисунков.

СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

Во введении обоснована актуальность выполненного исследования, сформулированы цель, задачи диссертационной работы, научная новизна, практическая ценность предлагаемых методик.

В главе 1 введены основные понятия делопроизводства и документооборота, приведена классификация СЭД, исследована функциональность наиболее распространенных СЭД. По результатам исследования выделен базовый набор функций, присущих большинству рассмотренных СЭД (рис. 1). Сделан вывод, что большинство рассмотренных СЭД поддерживают типовые функции автоматизации делопроизводства, основные отличия заключаются в организации интерфейса и платформе реализации. Далее рассмотрены общие требования к СЭД: масштабируемость, распределенность, модульность, открытость, и исследована их применимость к построению СЭД в интересах государственного управления. Выделены такие особенности документооборота государственных учреждений, как повышенные требования к безопасности информационных ресурсов, их целостности и конфиденциальности; обязательное установление авторства электронных документов (ЭД) и обеспечение их юридической значимости; обеспечение надежного межведомственного взаимодействия путем разработки общего стандарта метаданных.

Проведено исследование современного документооборота Вьетнама, выявлены основные проблемы проектирования СЭД в интересах государственного управления СРВ:

• отставание нормативно-методического обеспечения работы с электронными документами от информационно-технологического обеспечения;
• разнотипность технических средств, применяемых для работы с ЭД в федеральных органах исполнительной власти;
• многообразие программных средств, применяемых для автоматизации документооборота в органах управления;
• дублирование электронного документа бумажным;
• нестыковка автоматизированных систем документооборота и архивного хранения документов;
• непрекращающийся рост объемов бумажной документации в сфере государственного управления.

Учитывая, особенности процессов государственного документооборота и существующие проблемы в организации документооборота во Вьетнаме, определен набор функций, подлежащих обязательной реализации при проектировании СЭД в интересах государственного управления республики Вьетнам:

Рис.1. Базовый набор функций СЭД.

1. Поддержка отечественного делопроизводства с учетом повышенных требований к безопасности информационных ресурсов, их целостности и конфиденциальности, в том числе:
   • регистрация входящих, исходящих, внутренних документов (регистрационная карточка, типы файлов, прикрепляемые к ней);
   • изменение или добавление реквизитов регистрационной карточки;
   • направление документов на исполнение вместе с поручениями по ним;
   • контроль исполнения документов;
   • подготовка проектов документов, проведение процедур их согласования, визирования;
   • поддержка нескольких языков в реквизитах регистрационной карточки;
   • ведение номенклатуры дел.
2. Поддержка бумажного и электронного документооборота (сканирование/распознавание, поточный ввод бумажных документов).
3. Наличие средств настройки на организационную структуру учреждения.
4. Поддержка коллективной работы над документами с преимущественным акцентом на установление авторства электронных документов и обеспечение их юридической значимости:
   • совместная работа над документами;
   • работа с взаимосвязанными документами;
   • система замещения – делегирование прав от одного работника другому;
   • полнотекстовый и атрибутный поиск документов;
   • формирование отчетов;
   • маршрутизация документов;
5. Обеспечение информационной безопасности:
   • наличие сертифицированных средств электронной цифровой подписи (ЭЦП) и шифрования;
   • разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного обращения к документам и функциям системы;
   • протоколирование работы пользователей.
6. Работа с архивом (передача дел в архив и ведение архива электронных документов, поиск хранящихся в архиве документов по запросам пользователей, организация хранилища документов).
7. Поддержка распределенного документооборота (стандартизация форматов ЭД, поддержка обмена документами с другими СЭД, работа с электронной почтой, поддержка формата XML).

Также предложены меры для оптимизации работы с ЭД:

1. Выработка единых требований к характеристикам СЭД (с учетом положений международных стандартов качества ISO 9000), обеспечение совместимости СЭД в федеральных органах исполнительной власти.
2. Установление единых минимальных требований к техническому, аппаратному, телекоммуникационному уровню оснащения федеральных органов исполнительной власти.
3. Регламентация работы с ЭД, создание типовой инструкции по электронному делопроизводству.
4. Унификация создания и оформления ЭД.
5. Регламентация хранения и уничтожения ЭД, установление сроков хранения для новых видов ЭД, определение единых типов носителей информации и форматов для хранения в архиве.
6. Регламентация процессов передачи и обмена ЭД.
7. Закрепление статуса ЭД в делопроизводственной практике, определение соотношения электронных и бумажных документов и состава управленческих документов, подлежащих хранению только на бумажных носителях.

Регламентирование функциональных требований к СЭД является мощным рычагом государственного управления в области информационных и компьютерных технологий. В СРВ документа, регламентирующего набор функций СЭД, пока нет, что препятствует проектированию единой модели государственного документооборота.

В главе 2 рассмотрены основные нормативно-технические документы, определяющие политику ряда развитых и развивающихся государств в области стандартизации архитектуры программного обеспечения и информационных систем в интересах государственного управления.

Целью исследования было выявление общих тенденций и подходов к выбору и систематизации технических стандартов (таблица 1), используемых для организации межпрограммного взаимодействия в рамках электронного государства, а также упорядочения процессов проектирования и разработки СЭД в интересах государственного управления.

Таблица 1. Особенности государственного документооборота.

Особенность государственного документооборота	Российский документооборот	Иностранный документооборот
Характер движения документов	Вертикальный, (руководитель - исполнитель – руководитель)	Горизонтальный, возможно попадание документа к исполнителю, минуя руководство
Режим регистрации документов	Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов, машинописных картотек.	Производится непосредственными исполнителями, поручитель и исполнитель ведут собственные журналы
Централизованный контроль исполнения документов	Специальные службы (управление делами, секретариаты, канцелярии)	Нет