Система поддержки принятия решений в сфере управления деятельностью организации на основе процессного подхода (на примере территориальных учреждений банка россии)

Разработанные в ходе исследования алгоритмы расчета длительности основываются на теории графов и теории вероятностей: процесс представляет собой ориентированный граф , в котором имеется два вида вершин – операции , , и условия , (это необходимо для того, чтобы иметь возможность выделить разные варианты прохождения процесса). Каждая операция имеет вес – оценочную длительность , каждое условие – вероятность . Из вершины может исходить несколько дуг, причем если из исходит несколько дуг к условиям , то они образуют полную группу событий. Также выполняется условие: если дуга , то .

Расчет длительности процесса включает следующие основные этапы:

1. Маркировка графа процесса. Маркировка производится на основе выделения условных переходов и параллельных потоков исполнения. Каждая вершина (условие) объявляется маршрутом, каждой вершине (операции) ставится в соответствие множество . При этом контролируется наличие циклов и тупиков, производится развертка блоков, при наличии вложенных процессов – рекурсивный расчет для каждого из них. Результатом данного этапа являются: дерево маршрутов, дерево параллельности, маркированный граф процесса;
2. Расчет вероятностей операций. Результатом данного этапа являются числовые значения вероятностей всех операций процесса. Отличная от 1 вероятность операции возникает в том случае, если она находится «внутри» условного перехода. Для расчета вероятностей граф процесса преобразуется во взвешенный граф с одним видом вершин – , дуги обозначают переходы между вершинами, веса дуг – вероятности перехода. Далее начиная от начальной точки, выполняется рекурсивный проход по графу:

• для каждой при наличии распараллеливания формируется множество исходящих параллельных операций;
• при обнаружении параллельности для всех последующих операций рассчитываются условные вероятности относительно каждой операции из : ;
• в случае если имеет одну предыдущую операцию , вероятность определяется равенством ;
• в случае если имеет несколько предыдущих операций, формируется множество предшествующих параллельных операций. Далее ля каждого из построенных множеств , начиная с последнего, рассчитывается вероятность

После этого множества предыдущих операций для и корректируются и шаг повторяется рекурсивно;

• в случае если множество пусто или состоит из одной операции, вероятность рассчитывается по формуле

3. Расчет минимальной и максимальной длительности процесса, для этого выполняется рекурсивный проход по дереву параллельности от «листьев» с учетом маршрутов и в соответствии с маркерами операций поэтапно считается длительность. Для каждого маршрута определяются минимальный и максимальный «подмаршруты» , и т.д., в итоге получаем и ;
4. Расчет средней длительности процесса как средневзвешенной по всем операциям:

.

3. С учетом специфики Банка России предложены алгоритмы расчета стоимости процессов на основе подхода ABC, позволяющие оценить затраты на реализацию процессов в разрезе операций и видов затрат, а также соответствующие инструментальные решения для анализа затрат в динамике и сравнительного анализа.

В результате исследования выяснилось, что метод ABC не удовлетворяет специфике Банка России и не учитывает динамику. На основе метода ABC с учетом специфики Банка России автором разработаны алгоритмы расчета стоимости процессов за некоторый расчетный период (месяц, квартал, год) по двум вариантам:

1. Расчет плановой стоимости производится по всем операциям на основе описания процессов;
2. Расчет фактической стоимости производится только по тем операциям, которые исполнялись фактически в расчетном периоде, при этом учитываются фактические исполнители и трудозатраты.

Для расчета плановой стоимости необходимы следующие исходные данные: описание процессов; организационная структура; плановые или фактические затраты на фонд оплаты труда (ФОТ) и амортизацию технического оснащения (АТО) сотрудников; плановые или фактические затраты по всем статьям расходов ТУ. Для расчета фактической стоимости используются данные об исполнении процессов, организационной структуре и фактические затраты. В качестве драйвера затрат используются доля площадей, занимаемых подразделениями и доля их численности. В качестве основного ресурса выступает кадровый ресурс, в качестве драйвера ресурса – рабочие часы сотрудников.

Алгоритм расчета стоимости процессов (плановой или фактической) состоит из следующих основных шагов.

На первом шаге выполняется подготовка исходных данных – расчет суммарной трудоемкости операций в расчетном периоде , суммарной трудоемкости всех исполняемых сотрудниками операций в расчетном периоде .

На втором шаге производится распределение затрат по статьям расходов между сотрудниками подразделений в соответствии с установленными способами распределения затрат:

при распределении по доле площадей,

при распределении по доле численности,

где - затраты по r-й статье, отнесенные на сотрудника l-го подразделения, - затраты по статьям расходов, , - площадь, занимаемая каждым подразделением, , - общая площадь ТУ, - количество сотрудников в каждом подразделении, .

На третьем шаге производится расчет прямых затрат на операции процессов:

,

где , , - количество операций в i-м процессе, , - доля i-го процесса в сумме затрат по r-й статье, , , - ФОТ и АТО сотрудника k (выражение означает, что сотрудник k является исполнителем j-й операции i-го процесса).

На четвертом шаге производится расчет косвенных затрат на операции процессов:

где - затраты по r-й статье, отнесенные на сотрудника k.

На пятом шаге производится расчет суммарных затрат на процессы (без учета взаимосвязей):

.

На шестом шаге производится окончательный расчет стоимости процессов с учетом их взаимосвязей. Строится система линейных уравнений вида AZ=B относительно стоимости процессов , отражающая взаимосвязи процессов, которая решается матричным методом: Z = A-1B. Для процессов, не содержащих ссылки на другие процессы, . Также на данном шаге выполняется поиск циклических зависимостей в описании процессов. Для этого строится направленный граф взаимосвязей процессов, который разбивается на компоненты связности и выполняется поиск циклов в каждой из них.

4. Предложены методические подходы и инструментальные решения по формированию проектов организационной структуры на основе описания процессов, проведению их сравнительного анализа и сопоставления с действующей организационной структурой.

В рамках автоматизации поддержки принятия решений по управлению персоналом предложено решение задачи оценки потребности ТУ в кадровых ресурсах на основе описания процессов и разработано аналитическое приложение для проектирования организационной структуры. В основе лежит следующая методика:

1. Вводится классификатор видов деятельности ТУ, с которым связываются существующие подразделения и процессы. Виды деятельности могут настраиваться исходя из потребностей, например, Бухгалтерский учет, Банковский надзор и т.д.;
2. Операции процессов связываются с категориями должностей, необходимыми для их выполнения;
3. Производится группировка операций процессов по видам деятельности и категориям должностей;
4. Для каждой пары (Вид деятельности; Должность) рассчитывается необходимая штатная численность:

где - виды деятельности, - должности, - годовой фонд рабочего времени одного сотрудника, - длительность операции, - вероятность операции (рассчитывается по приведенному выше алгоритму), - количество реализаций операции за год (определяется исходя из периодичности процесса и количества реализаций за период).

На базе представленной методики разработано аналитическое приложение, позволяющее формировать различные варианты проектов организационной структуры с применением следующий функций:

• расчет необходимой штатной численности по заданным видам деятельности;
• компоновка операций в рабочие места и балансировка функциональной нагрузки рабочих мест;
• группировка рабочих мест в подразделения, подразделений – в проект организационной структуры;
• сопоставление проектов организационной структуры с действующей организационной структурой и выявление расхождений (рис. 9);
• сравнение различных вариантов проектов организационной структуры.

Рис. 6. Сопоставление проекта организационной структуры с действующей.

5. Разработана система поддержки принятия решений в управлении деятельностью территориальных учреждений Банка России (уровень ТУ), реализующая предложенные автором концептуальные, методические и инструментальные решения и обеспечивающая интеграцию информации о деятельности ТУ в хранилище данных.

В процессе разработки СППР проводился анализ требований к построению системы, разрабатывалась логическая и физическая структура данных, обосновывались основные принципы построения системы, решались задачи выбора информационных технологий для реализации системы.

При создании СППР была использована структура, разработанная автором в рамках концепции (рис. 3). В структуре системы выделены функциональные подсистемы, реализующие бизнес-логику и интерфейс пользователя, и технологические подсистемы, которые обеспечивают работу функциональных подсистем на основе унифицированных механизмов управления данными и централизованных метаданных.

Для реализации системы выбраны следующие информационные технологии: в качестве основы для хранения информации – система управления реляционными базами данных Oracle версии 9i; в качестве программно-инструментальной среды разработки – аналитический комплекс «Прогноз-5», ориентированный на разработку информационно-аналитических систем и систем поддержки принятия решений в различных областях экономики; для разработки web-компоненты – интегрированная среда Microsoft Visual Studio 2005 и платформа ASP.NET.

В ходе создания СППР разрабатывался комплекс программно-технологических решений на основе единых архитектурных принципов в целях наиболее оптимального и надежного функционирования. Спроектирована нормализованная база данных (БД), включающая порядка 100 таблиц транзакционного сегмента (описание и исполнение процессов), а также порядка 50 таблиц аналитического сегмента (данные для расчета стоимости процессов, аналитических приложений и хранилище данных). При разработке процедур управления сложной базой данных, включающей транзакционный и аналитический сегменты, разработаны и применены следующие решения:

• обеспечение согласованности данных транзакционного и аналитического сегментов БД, для этого разработана система взаимосвязанных классов, ориентированная на использование унифицированного ядра обработки транзакций, которое основано на использовании метаданных СУБД Oracle. На уровне таблиц контроль целостности данных обеспечивается средствами СУБД для повышения надежности функционирования (рис. 7):

Рис. 7. Схема управления согласованностью данных СППР.

• поддержка версионности объектов с сохранением контроля целостности на уровне СУБД. Для этого каждый объект хранится в двух таблицах: таблица объектов и таблица версий объектов;
• масштабируемость БД на уровне атрибутов и объектов с контролем целостности. Для дополнительных атрибутов целостность контролируется на уровне триггеров, при создании новых объектов в таблицах автоматически создаются унифицированные триггеры контроля целостности;
• оптимизация извлечения и записи в БД при больших объемах данных. После создания физической структуры была проведена ее индексация, для таблиц хранилища данных были применены средства формирования Partitions СУБД Oracle.

Источниками данных для первичного наполнения СППР и последующей актуализации могут являться данные из эксплуатируемых в ТУ типовых программных комплексов: Системы внутрихозяйственной деятельности (ВХД), Системы автоматизации документооборота, Систем автоматизации и др. СППР позволяет загрузить описания процессов из файлов формата MS Word и Excel, что важно для территориальных учреждений, имеющих проекты моделей процессов «на бумаге».

Разработанная СППР используется в промышленном режиме в Национальном банке Республики Башкортостан более чем на 300 рабочих местах руководителей и специалистов для описания процессов, организации и мониторинга исполнения процессов, обоснования изменений организационной структуры, анализа деятельности. В системе описано порядка 980 процессов, примерно 730 из них утверждено, около 200 процессов регулярно запускаются в промышленном режиме. По итогам внедрения системы в НБ РБ удалось достичь следующих результатов (как следует из отчетов руководству Банка России): улучшена система внутреннего контроля деятельности; усовершенствованы технологии выполнения эмиссионных и кассовых операций и уменьшены трудозатраты (по некоторым операциям до 10%); проведена централизация функций, осуществляемых Расчетно-кассовыми центрами (13 функций по 9 процессам); управление наличного денежного обращения преобразовано в два самостоятельных отдела; перераспределены должности между отделами внутри управления безопасности и защиты информации; проведено сокращение штата в хозяйственно-эксплуатационном управлении; готовятся предложения по оптимизации документооборота.

В диссертационной работе получены следующие основные результаты и выводы: