Инновационный механизм повышения эффективности внедрения процессного подхода к управлению предприятием

Установлено, что эволюция взглядов на анализ организации привела к очевидному выводу, что управление представляет собой не дискретные действия и решения, а, скорее, непрерывный многоаспектный процесс. Эта особенность менеджмента (организаций) учитывается в инновационном процессном подходе. Выявлено, что инновационное отличие процессного подхода заключается в том, что он ориентирован, в первую очередь, не на организационную структуру предприятия, не на функции подразделений, а на бизнес-процессы, конечными целями выполнения которых, является создание продуктов или услуг, представляющих ценность для внешних или внутренних потребителей результатов деятельности организации. На основании общей теории систем показано, что процессный подход к управлению организацией является результатом развития системного подхода от системно-дифференцирующего к системно-интегрирующему этапу, что позволяет перейти от экстенсивного к интенсивному развитию организационной системы.

Во второй главе выявлены и проанализированы особенности внедрения процессного подхода к управлению предприятием. Проанализировано ключевое понятие идеологии процессного управления - «бизнес-процесс». Показано, что процессный подход не является противопоставлением функциональному. Функции и процессы не могут существовать в отрыве друг от друга. Результат и функционального, и процессного подходов - одновременное проектирование организационной структуры (функциональных областей) и порядка взаимодействий в рамках этой структуры (процессов). Эти подходы, в известной степени, должны применяться параллельно.

Выявлено, что ключевую роль в построении инновационной системы управления по процессному принципу играет руководство компании. Руководство ставит цели, контролирует процесс их достижения, анализирует результаты и принимает стратегические решения. Важный фактор – вовлечение и, следовательно, мотивация сотрудников компании на всех уровнях к участию в процессе реорганизации жизнедеятельности компании.

Показано, что во время осуществления проекта по внедрению инноваций в менеджмент, а именно переходу к процессному управлению на руководство организации ложится дополнительная нагрузка, обусловленная необходимостью анализировать и реорганизовывать деятельность предприятия. Установлено, что важным этапом перехода к процессному управлению является создание актуальной процессной модели деятельности компании. Именно модель процессов является объектом анализа и инструментом отработки принятия решений по реорганизации и последующему процессному управлению.

На основании статистического анализа выявлены и проанализированы основные трудности, с которыми сталкивается руководство российских компаний при внедрении инноваций в менеджмент, предложены рекомендации, направленные на преодоление этих трудностей. Выявлена основная причина отсутствия положительных результатов от внедрения инновационных инструментов и механизмов управления, основанных на процессном подходе, которая заключается не в возможном несовершенстве стандартов, а в объективном невыполнении основных принципов их реализации: лидерство руководства и вовлечение сотрудников.

Установлено, что первопричиной всех негативных факторов, отрицательно влияющих на процесс внедрения инноваций в менеджмент, является инерционность мышления, как высшего руководства, так и всех сотрудников организации. Основным препятствием к преодолению этой инерционности является острая нехватка рабочего времени, и естественное нежелание выделения частного времени на процесс теоретического освоения основ идеологии процессного подхода. Это обстоятельство обуславливает необходимость нахождения инновационного управленческого механизма, направленного на повышение эффективности понимания принципов процессного подхода при условии минимизации времени на его освоение.

Показано, что решение задачи анализа и совершенствования организации предполагает разработку модели деятельности организации. Именно модель бизнес-системы становится объектом анализа со стороны руководства организации, поэтому адекватность модели и уровень ее достоверности являются важными факторами успешности внедрения процессного подхода. Модель бизнес-процессов может являться объективным инновационным инструментом, иллюстрирующим изменения в деятельности и структуре организации при внедрении процессного подхода. Таким образом, актуальная, регулярно обновляемая модель системы процессов, происходящих в организации, может способствовать упрощению перестройки мышления персонала организации в рамках процессного подхода, способствуя эффективному внедрению обусловленных им инноваций в менеджмент. Установлено, что критическим фактором успешности применения модели сети бизнес-процессов для означенных выше целей является удобство ее использования.

Таким образом, установлено, что одним из организационных механизмов, направленных на повышение эффективности внедрения процессного подхода к управлению предприятием является представление модели сети процессов организации в форме, максимально доступной для понимания, анализа и внесения изменений при условии минимизации временных затрат на процессы, связанные с потреблением результатов моделирования.

В третьей главе представлены предложения по повышению эффективности внедрения процессного подхода к управлению.

Проводится анализ критериев успешного потребления результатов моделирования бизнес-процессов, осуществляемых в организации. Выявление этих критериев основано на анализе механизма восприятия и понимания индивидом информации в процессе обучения.

В ходе исследования по данному направлению было выявлено, что модель системы процессов должна отвечать критерию наглядности и не нарушать «ограничение Миллера», суть которого состоит в том, что кратковременная человеческая память может запомнить и повторить только 7 ± 2 информационных элемента. Установлено, что данным критериям отвечает представление информации в идеографическом виде, а именно в виде диаграмм с индикацией на изображении. В работе обоснованно показано, что одной из эффективных методологий с точки зрения обоснованных выше критериев является нотация графического описания бизнес-процессов IDEF0. Тем не менее, модель сети процессов, построенная по данной методологии, может представлять собой сложную для восприятия графическую диаграмму, что обусловило необходимость разработки метода обеспечения облегченного и ускоренного восприятия информации, представленной в виде диаграмм.

В ходе исследования по данному направлению было выявлено, что решение задачи повышения информативности при одновременном облегчении восприятия лежит в области наделения стандартных элементов методологии представления процессов новым свойством, а именно цветом. Вследствие этого в работе было принято решение сосредоточиться на разработке и обосновании метода повышения наглядности и информативности диаграммы модели сети процессов. Решением в рамках диссертационного исследования данной задачи стал разработанный автором метод, заключающийся в цветовой индикации элементов диаграммы посредством введения информирующих, корректирующих и акцентирующих цветовых схем, сформированных на основании принципов цветовой психосемантики.

Ключевым понятием предложенного автором метода является Цветовая схема - фиксированный набор контрастных друг относительно друга цветов, имеющих уникальные ассоциативные значения в рамках контекста применения схемы. Важным фактором успешного применения цветовой схемы является корректное выявление необходимых для индикации и анализа параметров модели сети процессов. В результате применения цветовой схемы к визуализированным результатам моделирования, элементы диаграммы модели сети процессов приобретают цветовые признаки, благодаря которым наблюдатель безошибочно отнесет их к той или иной категории. Применение цветовых схем в зависимости от задачи исследования способствует повышению наглядности диаграммы сети процессов и, следовательно, ускоренной идентификации и анализу информации, представленной в виде этой диаграммы, что делает ее эффективным инструментом, направленным на успешное внедрение инноваций в менеджмент, обусловленных применением процессного подхода к управлению организацией.

Подтверждение наличия эффекта повышения наглядности и информативности графических моделей сети процессов, осуществляемых на предприятии за счет применения к ним цветовых схем, было получено в результате апробации предлагаемой методики в рамках осуществления проектов по внедрению СМК на ТЭЦ-23 ОАО «Мосэнерго» и филиале ОАО "МОЭСК" «Южные электрические сети».

В рамках договоров об оказании образовательно-консалтинговых услуг между означенными выше компаниями и кафедрой Инженерного менеджмента МЭИ (ТУ) были проведены аудиты с целью выявления, описания и последующей регламентации сети реально существующих в организациях процессов. По результатам данного этапа при помощи методологии графического представления процессов IDEF0 были построены модели сетей процессов, осуществляемых в компаниях на тот момент. Модели сетей процессов верхнего уровня были предложены для анализа представителям руководства компаний, являющимися руководителями подразделений и, соответственно, владельцами регламентируемых процессов.

Предложенные модели сетей процессов представляли собой черно-белые диаграммы, содержащие в себе от шести до восьми обозначающих процессы различного характера функциональных блоков. Функциональные блоки были соединены между собой и внешней надсистемой многочисленными интерфейсными дугами, соответствующими разнородным по характеру потокам. Руководителям процессов было предложено оценить адекватность описания процессов, владельцами которых они являлись, и, соответственно, внести свои замечания и предложения по корректировке формируемой модели организации.

Предложенные для анализа диаграммы моделей вызвали эмоциональное отторжение у потребителей результатов моделирования. Руководители подразделений обеих компаний возвращали консультантам диаграммы без изменений, сообщая, что «на их взгляд все правильно». Но на просьбу показать на диаграмме процессы, попадающие под их ответственность, тратили на эту процедуру определенное время, и часто неправильно идентифицировали принадлежность процессов, что свидетельствовало о недостаточном анализе модели с их стороны, либо о том, что он вообще не был произведен. На вопрос о причинах затруднений, связанных с анализом диаграммы, потребители результатов моделирования чаще всего отвечали, что у них не было времени на тщательный анализ, при этом некоторые откровенно сознавались, что не смогли, либо не захотели разбираться в хитросплетении потоков и их взаимосвязи с процессами.

В качестве эксперимента потребителям результатов моделирования были предложены диаграммы сетей процессов с цветовой индикацией элементов моделей. Диаграммы сети процессов с примененным к ним информирующим цветовым схемам вызвали заинтересованность у руководителей подразделений, которые отметили, что наглядность моделей повысилась, и они стали более удобными для анализа.

Подтверждение положительных результатов, а именно повышение наглядности и информативности в результате применения цветовых схем к диаграммам сети процессов, было получено в ходе очередного этапа проекта по внедрению СМК, в рамках которого в модель сети процессов вносились изменения, наличие которых было обусловлено требованиями стандарта ISO 9001:2000. Руководителям подразделений были предложены для анализа черно-белые диаграммы сети процессов, построенные по методологии IDEF0, с внесенными в них изменениями, обусловленными внедрением стандарта. Потребителям результатов моделирования было предложено проанализировать и вынести суждение о характере изменения процессов, подпадающих под их ответственность.

У потребителей результатов моделирования возникли проблемы с выявлением новых процессов и взаимосвязей, результатом чего стало обращение к консультантам за демонстрацией и разъяснением характера и объемов изменений.

В этом случае руководителям подразделений были предложены диаграммы модели сети процессов с примененным к ним корректирующим цветовым схемам. Благодаря применению корректирующих цветовых схем, все новые элементы диаграммы, появление которых было обусловлено изменениями, диктуемыми внедряемым стандартом управления, были индицированы соответствующими цветами. Диаграммы сети процессов с примененными к ним корректирующим цветовыми схемами сняли все вопросы, возникшие у потребителей результатов моделирования.

После каждого этапа эксперимента потребители результатов моделирования были опрошены на предмет их отношения к наличию цветовой индикации на диаграммах сетей процессов в организациях. В рамках опроса были заданы следующие вопросы:

1) Какая модель сети процессов (ч/б или индицированная цветом) была более наглядна?

2) Какая модель сети процессов (ч/б или индицированная цветом) была более информативна?

3) Какую модель сети процессов (ч/б или индицированную цветом) вам было проще анализировать?

Все респонденты ответили, что индицированная цветом графическая модель сети процессов обладает явными преимуществами перед черно-белой графической моделью по всем трем критериям: по наглядности, по информативности и по комфортности анализа.

Таким образом, применение цветовых схем к модели сети бизнес-процессов, превращает ее в универсальный эффективный инструмент, способствующий успешному внедрению инноваций в менеджмент, обусловленных применением процессного подхода к управлению организацией. Модель сети бизнес-процессов с примененными к ней цветовыми схемами становится эффективным инструментом обучения и управления персоналом организации.

Заключение содержит основные результаты и выводы исследования.

ОСНОВНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ РАБОТЫ