Управление основными параметрами инновационных процессов организационного обновления на основе развития документационного обеспечения деятельности организации

На правах рукописи

Козлов Владимир Анатольевич

УПРАВЛЕНИЕ ОСНОВНЫМИ ПАРАМЕТРАМИ ИННОВАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ОБНОВЛЕНИЯ НА ОСНОВЕ

РАЗВИТИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Специальность:

08.00.05 –

Экономика и управление народным хозяйством (2. Управление инновациями)

Автореферат

диссертации на соискание ученой степени

кандидата экономических наук

Москва 2011

Работа выполнена в Московском энергетическом институте (техническом университете) на кафедре «Инженерный Менеджмент».

Научный руководитель:	доктор технических наук, профессор Лозенко Валерий Константинович
Официальные оппоненты:	доктор экономических наук, профессор Чичерова Елена Юрьевна кандидат экономических наук, доцент Петрова Светлана Борисовна
Ведущая организация:	МГТУ им. Баумана

Защита состоится 29 июня 2011 г. в 14.00  часов на заседании диссертационного совета К 212.157.02 при ГОУВПО «Московский энергетический институт (технический университет)» по адресу: 111250, г. Москва, ул. Красноказарменная, д. 14, ауд. Ж-200.

Отзыв на автореферат (в двух экземплярах, заверенных печатью) просим присылать по адресу: 111250, г. Москва, ул. Красноказарменная, д. 14, Ученый совет МЭИ.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке МЭИ.

Автореферат разослан «27» мая 2011 г.

Ученый секретарь

диссертационного совета К 212.157.02

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность работы.

Президент России Дмитрий Медведев 15.02.2011 года предложил «законодательно закрепить возможность дистанционной работы, поскольку многие люди хотели бы работать именно так» При этом он отметил, что «сейчас для этого нет нормативной базы и поэтому необходимо внести соответствующие изменения в Трудовой кодекс».

Применительно к настоящему научному исследованию актуальность заявления Президента России трудно переоценить поскольку речь идет о дистанционной (удаленной) работе людей, результатом деятельности которых являются документы, которые м.б. переданы с помощью интернет.

Объективные законы эволюции в менеджменте и бизнесе, в частности, закон приближения техники и бизнеса к человеку, существенно изменяют сложившиеся принципы организации и управления коллективом. Бизнес приближается к человеку. В последние десятилетия в мире наблюдается тенденция увеличения работ, выполняемых вне организации (на дому). На западе это явление получило основное название telework. В России уже вошел в жизнь термин «телеработа» – это работа, выполняемая на расстоянии от основного месторасположения организации с помощью различных средств телекоммуникации. Появилась категория телеработников. В настоящее время по различным оценкам в мире насчитывается свыше 120 млн. телеработников и их количество с каждым годом увеличивается. В США количество телеработников составляет свыше 70 млн. человек, в Европе – более 30 млн., в России – более 5 млн. человек.

Предложения Президента России внести соответствующие изменения в Трудовой кодекс для создания нормативной базы для развития телеработы является лишь необходимым, но не достаточным условием реализации этого грандиозного инновационного проекта. Достаточным условием реализации этого проекта является системная перестройка менеджмента организации, связанная с постепенным переходом от управления по устным распоряжениям к управлению по документам. Это возможно только в случае, если в организации будут созданы адекватные модели управления, разработано и внедрено в практику управления соответствующее документационное обеспечение деятельности организации.

Роль документа в деятельности любой современной организации крайне высока. Документы выступают универсальным инструментом управления, обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, являются посредником между организацией и ее клиентами, партнерами и вышестоящими инстанциями. Именно документ в наши дни становится основным способом управления и представления информации. Руководители современных компаний постепенно отказываются от управления по устным распоряжениям, понимая преимущества управления по документам.

Однако, многие руководители организаций, придерживаясь наработанных схем и устоявшихся методов управления организацией, в качестве основного метода управления используют самые различные формы совещаний и устные распоряжения, что в современных условиях развития бизнеса является объективно сдерживающим фактором развития организации.

Переход к использованию инновационного метода управления, заключающегося в повышения степени документационного обеспечения деятельности организации и, как следствие, переход к управлению, преимущественно, по документам, способен существенно модернизировать управление организацией, повысить контроля процессов и результатов выполнения задач, а так же сократить финансовые издержки.

Значение информации в деятельности организации повышается с каждым днем. Развитие электронной формы представления документа предоставляет сотрудникам организации новые возможности, связанные с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в разнообразных документах, создаваемых как в организации, так и вне ее.

Следует отметить, что активно внедряемые последнее время различные информационные системы являются лишь средством для создания единого информационного пространства организации и не могут заменить саму систему документации организации. Известно много случаев, когда деньги, затраченные на внедрение дорогостоящей информационной системы, не окупались.

Это находит своё отражение в значительном количестве внедрений метода, однако в современной российской действительности при проведении работы внедрения новых методов управления, часто не достигаются все поставленные цели. Встречаются случаи неуспеха проектов внедрения, в результате системы управления реализуются в неполном объеме, что не позволяет организациям получить преимущества от применения указанных систем. Одной из основных причин неуспеха подобных проектов является игнорирование взаимовлияния процесса внедрения новых информационных технологий и уровня менеджмента компании и ее корпоративной культуры, вообще, и документационной культуры, в частности.

Существует единственный способ решения данной проблемы: необходимо связанное рассмотрение формальных и неформальных процессов функционирования организации и процессов внедрения и последующего использования новой системы управления организацией.. Только при выполнении указанных условий возможен переход количества «успешных» внедрений новых методов управления в организациях в качество управляемости и эффективности функционирования организаций любых сфер деятельности.

Большой вклад в совершенствование методов управления организациями внесли такие отечественные и зарубежные учёные как К. Свейби, Т. ЛЛойд, П. Салливан, Д. Тис, Л. Прусак, П. Друкер, Й. Шумпетер, Э. Брукинг, Ю.П. Анискин, С.В. Валдайцев, С.М. Климова, С.А. Кузубова, Л.И. Лукичёва, Е.И. Марковская, Н.К. Моисеева, Н.О. Старкова, Н.В. Фёдорова и др.

В изучение, развитие и идентификацию понятий «информация» и «документ» большой вклад внесли такие известные ученые и философы, как Р. Хартли, К. Шеннон, Н. Винер, Н.Н. Моисеев, А.Д. Урсулом, В.Н. Волченко, Б.Н. Кудрин, В.К. Лозенко, Н.Т. Петровичем и др.

Основным недостатком многих работ, посвящённых совершенствованию методов управления организацией с помощью увеличения роли документационного обеспечения деятельности организации, в частности, за счёт внедрения методов управления организацией преимущественно по документам, является недооценка взаимосвязи процессов внедрения с корпоративной культурой организации. Осмысление такой категории, как корпоративной культуры организации связано с именами М. Кубра, Т. Петерса, Р. Ватермана, А. Петтигру, Г. Ховстеде, Э. Шейна, Л. Смирсич, Дж. Мартина. Данная проблематика нашла отражение и в работах отечественных учёных: В.А. Спивака, О.С. Виханского, А.И. Наумова, Э.А. Капитонова, О.С. Причиной, Т.Н. Персиковой и др. Однако большинство работ лишь частично рассматривает корпоративную культуру как особую сущность, оказывающую собственное влияние на процессы проведения организационных изменений, выступающую в качестве интеллектуального актива современной организации. Более того, из-за узкого понимания не учитывается значимость понятия «документационная культура», заключающего в себе отношение организации к информации, оно просто не рассматривается как составная часть корпоративной культуры организации.

Всё вышесказанное позволяет утверждать, что рассматриваемая в данной диссертационной работе проблема является практически малоизученной, что, в свою очередь, предоставляет обширное поле деятельности для её дальнейшего исследования.

Целью диссертационного исследования является разработка и внедрение инновационных методов в систему управления, за счет повышения степени документационного обеспечения деятельности организации.

Задачи исследования:

• Определение современного значения понятия «документ», требований к системе и подходу управления документацией организации.
• Рассмотрение роли документа в управлении деятельности организации.
• Проведение морфологического анализа текстов международных стандартов по менеджменту качества ISO 9000:2005 и ISO 9001:2008 на предмет установления девятого (к восьми задекларированным) базового принципа управления организацией.
• Выявление издержек управления по устным распоряжениям.
• Рассмотрение условий для постепенного перехода к инновационным методам управления.
• Внедрение инновационного подхода к оценке степени документационного обеспечения деятельности организации

Объектом исследования является организации любой формы собственности и любых видов деятельности.

Предметом исследования является приемы и методы управления основными параметрами инновационных процессов организационного обновления организаций различных форм собственности. Из паспорта специальности

Теоретической и методологической основой исследования стали классические и современные труды отечественных и зарубежных авторов в области инновационного менеджмента, теории управления организациями, теории проектного управления и управления качеством, информационных технологий. Также были использованы исследования, посвящённые современному значению корпоративной культуры компании.

В диссертационной работе использованы информация и теоретические положения управленческой и экономической литературы, требования международных и российских стандартов в области менеджмента, справочные материалы, тематические материалы периодических изданий, исследования консалтинговых компаний, маркетинговые и информационные материалы компаний, разрабатывающих и внедряющих системы управления документами, а также публикации в печатных и интернет-изданиях, освещающие отдельные аспекты затронутых в исследовании вопросов.

Методологической основой диссертационной работы служат положения, общенаучные и специальные приёмы, составляющие инструментарий экономической науки. В ходе исследования в качестве общенаучного метода используется системный подход, применялись методы, обусловленные конкретными задачами исследования: экономические, статистические, логические, графические и другие методы обработки, обобщения и анализа информации, в том числе, морфологический метод анализа текстов Зипфа (Ципфа).

Научная новизна исследования

Научная новизна проведенного исследования заключается в разработке приемов и методов управления основными параметрами инновационного процесса организационного обновления организации, в основе которого лежит постепенный переход от управления по устным распоряжениям к управлению по документам.

В процессе работы над диссертацией были получены следующие основные результаты, говорящие о научной новизне исследования: