Организация внутреннего контроля в телекоммуникационных организациях

В третьей главе «Авторская модель организации внутреннего контроля на предприятии связи» представлена авторская модель организации внутреннего контроля в телекоммуникационной организации. В этой главе предложен вариант организационного позиционирования контролирующих подразделений компании, с четким разделением целей, задач и функций каждого из них, представлены практические рекомендации по внедрению системы контроля, с описанием и приложением образцов регламентов, формирующих внутреннюю среду контроля организации. Также в этой части работы предложен формат периодического отчета Руководителя службы внутреннего контроля менеджменту компании, для информирования о состоянии системы внутреннего контроля организации и своевременного принятия мер по минимизации рисков операционной деятельности предприятия.

В заключении диссертации представлены основные теоретические выводы и практические результаты исследования.

II. Основные положения и результаты диссертационного исследования

Контроль в системе управления предприятием. Упреждающий риск-ориентированный внутренний контроль является одним из видов контроля, поэтому его исследование начинается с уяснения сущности, целей и задач контроля как родового понятия. Исследование отечественных и зарубежных литературных источников в области менеджмента позволяет сделать вывод, что наиболее распространенной является точка зрения о контроле как одном из видов управленческой деятельности, или, говоря языком теории управления, функции управления и процесса, направленного на достижение целей организации.

Схематично место контроля в процессе управления представлено на рис.1:

Рис.1 Стадии и основные функции управления

На первом этапе управления формулируется цель управления, разрабатываются прогнозы и планы ее достижения. На втором этапе выполняются все действия, которые обеспечивают возможность достижения цели: организация, стимулирование, мотивация персонала. На третьем этапе, этапе контроля, состояние объекта управления сравнивается с поставленной целью, оцениваются и анализируются отклонения и на основе этого принимается решение о новой цели и управленческий цикл повторяется снова. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий, включающих контроль как фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля, поскольку в каждой функции управления присутствует элемент контроля и фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля организации.

Место контроля в системе управления определяет его основное назначение – создание информации об отклонениях, которые имели место в состоянии объектов контроля по сравнению с заданной управляющей системой целью, оценка отклонений с точки зрения возможности достижения поставленных целей и передача этой информации управляющей системе для принятия решений и корректировки целей на новый период деятельности. Тем самым внутренний контроль содействует четкой работе всех структурных подразделений, эффективному использованию материальных и денежных ресурсов, соблюдению законодательства и, как конечный результат, достижению целей, стоящих перед организацией в целом.

В плане настоящего исследования предметом контроля является хозяйственная деятельность организации, объектом контроля - составляющие хозяйственную деятельность элементы: факты хозяйственной жизни и бизнес-процессы организации; активы, обязательства и другие источники финансирования деятельности организации; доходы и расходы организации, её отчетность. Управляющей системой является собственник организации и представляющие его, и уполномоченные им административные органы.

Внутренний контроль - это контроль, осуществляемый на уровне структурных подразделений организации. Он организуется по инициативе собственника организации, проводится силами внутреннего персонала организации и направлен на обеспечение бесперебойной работы всех процессов и, в глобальном масштабе, на достижение целей организации. Исходя из вышеизложенного, в работе предлагается следующее определение внутреннего контроля:

Внутренний контроль - это одна из наиважнейших функций управления и процесс, осуществляемый, по инициативе собственников, Советом Директоров, руководством и другим персоналом компании, обеспечивающий достаточную уверенность в достижении целей бизнеса по экономичному и эффективному использованию ресурсов, сохранности активов, соблюдению законодательства и представлению достоверной и своевременной отчетности о результатах деятельности.

Среди множества целей внутреннего контроля, как функции управления, следует выделить основные:

• Обеспечение достижения операционных целей организации, в т.ч. отслеживание вопросов эффективности и производительности организации на пути достижения целей;
• Обеспечение подготовки достоверной и надежной отчетности, как финансового, так и нефинансового характера, предоставляемой компанией различным группам пользователей;
• Обеспечение соблюдения требований законодательства.

Внутренний контроль призван своевременно формировать информацию об ожидаемых или имевших место отклонениях в деятельности структурных подразделений организации от заданных им управляющей системой целей, и тем самым создавать в организации обстановку соблюдения структурными подразделениями установленных им параметров хозяйственной деятельности и действующего законодательства.

Система упреждающего риск-ориентированного внутреннего контроля. Внутренний контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными. Более того, он может и должен использоваться для стимулирования успешной деятельности организации. Поскольку построение и поддержание системы внутреннего контроля требуют определенных усилий, а, следовательно, и привлечения дополнительных ресурсов, то контроль ради контроля не эффективен. Внутренний контроль должен экономически оправдывать свое существование в рамках организации и выгоды организации от его функционирования должны превышать затраты на его построение и поддержание. Между тем, применительно к внутреннему контролю принцип экономической эффективности на российских предприятиях не всегда соблюдается. Во-первых, зачастую проводится сплошной контроль всех хозяйственных операций без его ориентации на области повышенного риска. Во-вторых, сам контроль проводится не регулярно, а периодически, в заранее установленные периоды (как правило, по результатам года) или в зависимости от наступления заранее установленной ситуации (например, при смене акционеров/менеджмента). В итоге контроль становится излишне трудоемким и/или мало эффективным, поскольку ликвидировать последствия наступивших отклонений намного дороже, чем предупредить наступление последствий. Как же лучше организовать внутренний контроль, чтобы он стал и менее трудоемким, и более эффективным?

На наш взгляд, этого позволяет достигнуть концепция внутреннего контроля, ориентированного на риск. Суть этой концепции состоит в том, что внутренний контроль организовывается в заранее определенных областях существенного риска. В профессиональном мире эта концепция риск-ориентированного контроля известна под названием “концепция-COSO”. Концепция разработана американским Комитетом спонсорских организаций Комиссии Тредвея (COSO) в 1992 году и принята за основу построения внутреннего контроля во многих странах мира. Функционирование системы риск-ориентированного внутреннего контроля призвано сводить к минимуму различного рода риски в деятельности организации и повышать вероятность того, что установленные цели организации будут достигнуты. Поскольку выявление рисков происходит на основании исследования бизнес-процессов и информации о сбоях (отклонениях) в хозяйственной деятельности до наступления последствий отклонений, мы сочли возможным уточнить название этой концепции как “упреждающий риск-ориентированный внутренний контроль по бизнес-процессам”.

Эффективное функционирование внутреннего контроля, ориентированного на риск, требует создания в организации определенных условий обеспечения, назовем их элементами внутреннего контроля. Основные элементы внутреннего контроля, ориентированного на риск, представлены на рис.2 и подробно рассмотрены далее:

Рис.2. Элементы внутреннего контроля

(1) Внутренняя среда, благоприятствующая функционированию компании, включает в себя: упорядоченную организационную структуру, четкое распределение ответственности и полномочий в организации, здоровую корпоративную культуру (включая добросовестное поведение высшего руководства), политику и практику работы с персоналом.

Внутренняя среда - это исходное условие, задающее правила игры и определяющее возможность формирования внутреннего контроля предприятия.

(2) Потенциальные риски и их оценка – один из ключевых моментов системы риск-ориентированного контроля. Оценку рисков целесообразно проводить по двухмерной системе: вероятность наступления риска и размер возможных потерь от негативного влияния последствий. При разработке контрольных процедур первоочередное внимание уделяется рискам с самой высокой вероятностью и влекущих существенные потери. Ввиду разнородности рисков, дать абсолютную количественную оценку рискам невозможно, поэтому при оценке внутренних рисков применяют относительные характеристики вероятности угрозы и степени негативного влияния последствий. После проведения анализа рисков, присущих различным бизнес-процессам, для их относительной оценки автор рекомендует составлять на предприятиях карту рисков (рис.3). Карта рисков позволяет сводить воедино и оценивать риски по бизнес-процессам на уровне всей организации или ее структурных подразделений. Это наиболее простой и, в то же время, эффективный способ быстрого выявления, оценки возможных сбоев и разработки системы контроля для реагирования на наиболее существенные риски организации.

Рис.3. Карта рисков с выделением зон различных видов риска

В разработанной автором модели вероятность наступления риска любого бизнес-процесса может быть следующей: риск наверняка не проявится (~5%); риск, скорее всего, не проявится (~25%); вероятность проявления/непроявления риска равна (~50%); риск, скорее всего, проявится(~75%); риск наверняка проявится (~95%). Каждый уровень вероятности получает, на основании экспертной оценки, балл от 1 до 5. Аналогично, оцениваются и последствия наступления риска. Они могут быть: незначительными; допустимыми, чувствительными, критическими, катастрофическими. Каждый уровень также получает, на основании экспертной оценки уровня материальности в компании, балл от 1 до 5. После экспертной оценки вероятности и последствий риска, осуществляется комплексная оценка риска и полученное значение отмечается на карте рисков в соответствующей области риска. Для комплексной оценки риска используется формула:

Риск = Последствия Вероятность

После оценки рисков анализируемого бизнес-процесса может быть принято одно из следующих решений о характере реагирования на них:

Уклонение от риска, предполагающее прекращение деятельности, ведущей к риску;

Сокращение риска путем внедрения мер контроля для уменьшения воздействия риска;

Перераспределение риска путем уменьшения воздействия риска за счет переноса/перераспределения части риска;

Принятие риска, при котором не предпринимается никаких действий для того, чтобы снизить воздействие риска.

(3) Третьим элементом внутреннего контроля являются процедуры контроля, которые составляют основу традиционных подходов к контролю. К ним относятся процедуры установления ясной и понятной ответственности сотрудников за выполнение функциональных обязанностей, четкое разделение обязанностей, контроль и необходимые ограничения доступа сотрудников к программным продуктам и имуществу, авторизация операций ответственными лицами, регистрация операций, утверждение внутренними распорядительными документами процедур, обязанностей, бизнес-процессов, периодическая инвентаризация и другие. Процедуры контроля должны быть максимально просты и понятны, не противоречить и не дублировать друг друга, периодически пересматриваться и обновляться. В идеале система внутреннего контроля должна облегчать работу в Компании.

(4) Информационное обеспечение (информация и коммуникация) представляет собой процесс информационного обеспечения управления для контроля за операциями компании. К этому элементу внутреннего контроля относятся управленческая информация для осуществления нормативного учета отклонений (“стандарт-костинг”), информационные системы, каналы коммуникации внутри компании и коммуникации с партнерами по бизнесу, регулирующими органами, клиентами.

(5) Мониторинг исполнения включает в себя различные виды надзора высших уровней управления за работой низших, без которого процесс управления просто не может существовать.

Формирование системы риск-ориентированного внутреннего контроля в организации, учитывая концептуальные основы модели COSO, автор предлагает проводить по следующему алгоритму:

• Определение ключевых бизнес-процессов компании и обзор существующей системы контроля
• Описание ключевых бизнес-процессов, с обязательным привлечением сотрудников, ответственных за бизнес-процессы и утверждением схем этих бизнес-процессов
• Определение и оценка рисков по каждому бизнес-процессу
• Определение и оценка действующих процедур контроля по соответствующим бизнес-процессам
• Разработка перечня возможных контрольных процедур для минимизации существенных рисков
• Оценка потенциально остаточного риска после внедрения предлагаемых контрольных процедур
• Сопоставление выгод от внедрения средств контроля риска с затратами на их организацию
• Разработка и внедрение процедур контроля в процессы, где выгоды от внедрения превышают затраты.

Подразделения системы внутреннего контроля организации. В структуре конкретной организации внутренний контроль, как правило, представляет собой одно из функциональных подразделений организации. Поскольку организация системы внутреннего контроля законодательно регламентирована в РФ только для финансово-кредитных учреждений (Положение “Об организации внутреннего аудита в Центральном банке Российской Федерации” (утв. приказом ЦБР от 31 марта 1997 г. N 02-140), с изменениями от 20 декабря 1999 г., 25 декабря 2002 г. и Положение “Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах ” от 16 декабря 2003 г. N 242-П (утв. приказом ЦБР от 16 декабря 2003г.)), вопросы внутрифирменного управления являются прерогативой самой организации и каждое предприятие вправе самостоятельно определять состав и цели субъектов системы внутреннего контроля.

Проанализировав российский и международный опыт внедрения и мониторинга систем внутреннего контроля, можно предложить следующее разграничение компетенций субъектов внутреннего контроля:

Таблица 1

	Ответственность за общее состояние контроля	Разработка процедур контроля	Утверждение политик/процедур контроля	Осуществление контроля (ежедневное)	Оценка эффективности контроля
Совет директоров	+		.+ (концепция ВК)
Руководство и спец.подразделения контроля (СВК)		+	.+ (процедуры ВК)	+
Внутренний аудит					+