Организационно-экономические основы эффективного управления образовательными услугами вуза

Итоговые данные подсчета документооборота могут представляться в графической форме. В графической форме для большей наглядности целесообразно показывать динамику изменения количества создаваемых (получаемых) организацией документов в течение, например, года или сопоставление этих данных за несколько лет.

Для определения загруженности структурных подразделений работой с документами целесообразно составление итоговых таблиц, в которых итоговые данные сгруппированы по признакам, выделенным в соответствии с конкретными целями проведения анализа. Например, по системам документов, используемым в работе; по адресам рассылки (в подведомственные и вышестоящие органы управления); по корреспондентам и т. д. При этом составление итоговых диаграмм и таблиц позволяет более четко распределить обязанности, связанные с обработкой и созданием документов, между структурными подразделениями и между сотрудниками в рамках самого структурного подразделения.

Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Основной ее смысл заключается в том, что технические средства должны применяться на тех участках и такой производительности, которые позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию. Например, нет смысла ставить быстродействующий вскрывающий конверты аппарат в ВУЗах с небольшим документооборотом.

При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Большое значение, при этом, имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, т.е. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.

Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» документации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в архив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.

В общем же случае для комплексной оценки эффективности проводимых в ВУЗе мероприятий по внедрению информационных технологий управления можно воспользоваться следующей методикой.

1. Определить среднюю стоимость одного часа для административных работников i подразделения ВУЗа, используя следующее выражение:

СЧ i = Оi /Ч, i= 1,n

где СЧi – средняя стоимость одного часа работы в i подразделении;

Оi – средний месячный оклад одного работника в i подразделении;

Ч- количество часов в месяце (Ч =160 час);

n- число административных подразделений в ВУЗе.

2. Вычислить среднее снижение трудоемкости (ТРi) в каждом i подразделении:

ТРi = ,

где ТРi- средняя трудоемкость работы одного работника в i подразделении ВУЗа; mi- количество работников, работающих в i подразделении.

3. Определить общую экономию средств (Э) от снижения трудоемкости согласно выражению:

Э = .

4. Вычислить экономическую эффективность (ЭФ) от внедрения современных информационных технологий по следующей формуле:

ЭФ = Э / З,

где З - суммарные затраты на проведение мероприятий по внедрению информационных технологий.

5.Определить средний срок окупаемости (Ток) внедренных технологий:

Ток = 1 / ЭФ.

Опыт показывает, что использование корпоративных вычислительных сетей существенным образом влияет на повышение эффективности управления ВУЗом. Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет ВУЗу зарабатывать деньги за счет следующих факторов:

-снижения административных накладных расходов;

-повысить производительность труда административных расходов;

-рационального ведения дел;

-снижения затрат на аппаратные средства;

-повышения качества образовательного процесса с минимальными затратами.

При этом необходимо создание таких условий эксплуатации сформированной сети, которые позволяют избежать следующих недостатков:

-отсутствие эффективного или несоблюдение утверждённого эффективного плана развития компьютерной сети;

- неэффективное администрирование сети, происходящее по принципу «всё закрыть» даже внутри отделов и подразделений.

- недозагрузка потенциальных возможностей локальной вычислительной сети;

- слабая подготовка сотрудников к работе в сети и с сетевыми приложениями;

- получение децентрализованного администрирования сети.

Объединение персональных компьютеров в сеть также сопровождается значительным снижением административных расходов. Если, например, администратор решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не проводить ее установку на каждом рабочем месте. Простота управления сетью повышает производительность труда работников, ответственных за ее эксплуатацию. Это особенно важно для небольших ВУЗов, где управление часто совмещается с исполнением других обязанностей. Чем меньше времени тратит администратор на выполнение рутинных операций, тем больше времени он может уделить решению важных для подразделения текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность управленческой деятельности.

Важно при этом правильно сформулировать цели и проблемы эффективного управления ВУЗом. Формулирование эффективно заданных целей и постановки задачи управления ВУЗом является наиболее значимой и сложной проблемой. На первый взгляд, кажется, что задание целей и постановка задачи управления связаны в основном с реорганизацией структуры ВУЗа. Однако, на самом деле, эта проблема является более глобальной и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим подразделением, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде структуру деятельности своего ВУЗа или набор положений, исходя из которых, он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.

Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим, как и на успех деятельности ВУЗа в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в ВУЗе должным образом, как определенный последовательный процесс.

Следует также иметь в виду, что прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации в ВУЗе обычно требуется произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения коммерческой деятельности. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование ВУЗа с позиции оценки всех аспектов его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы управления.

Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. Под термином реорганизация не всегда следует иметь в виду реинжиниринг в его классическом, западном понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и образовательной деятельности. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности и качества образовательной деятельности.

Существенным фактором прогресса современных информационных систем является наметившийся, как у нас в стране, так и за рубежом кризис громоздких “неуклюжих” управленческих структур. В этой связи сегодня у мегамонополий становится мало шансов победить в конкурентной борьбе на современном рынке. Поэтому модернизации, адаптации к современным рыночным условиям подвергаются практически все традиционно принятые типы управленческих структур. Важную роль в этом играют процессы внедрения информационных коммуникаций, средств распределенной обработки данных, методов реинжиниринга и прочих факторов, составляющих феномен процесса информатизации.

Информатизация управленческих структур различного уровня идет в России уже не один десяток лет. Однако именно в последнее время процесс российской информатизации накрыла волна экономического прагматизма, который подпитывается недостатком нормативно-регламентирующих правил рыночной экономики и естественным стартовым невежеством разработчиков в решении вопросов использования современных информационных технологий.

Отечественному опыту не всегда удается что-либо противопоставить напору этой волны. Это обусловлено тем, что фундаментальных научных исследований в России в области информатизации ведется сегодня явно недостаточно, поэтому в процессах российской информатизации управленческих структур сейчас слишком много неопределенного, хаотичного и неустойчивого.

В этих условиях интересно и важно выделить в процессах информатизации управленческих структур, в области образования общие естественные закономерности и тенденции, которые, необходимо учитывать при решении социально-политических, экономических и инженерных аспектов информатизации управления.

Для этого, в первую очередь, лица принимающие решения, должны уметь:

- пользоваться различными, в том числе формальными и эвристическими методами принятия решений;

- прогнозировать результаты принятых решений, используя имитационное моделирование;

- иметь доступ в режиме реального времени к банкам (российским и зарубежным) педагогической информации по интересующей их тематике;

- обсуждать принимаемые решения с коллегами и экспертами.

Все это заставляет отказываться от уже существующих локальных моделей управления (и не только в образовании) и переходить к новым моделям управления, учитывающим возможности распределения работы, информации, динамического формирования и трансформации экспертных групп на основе сетевых технологий, прежде всего INTERNET. Для этого необходимо внедрение принципов адаптации систем управления к изменениям проблемной среды на основе самоорганизации подразделений организационной структуры. Такой подход может оказаться наиболее приемлемым для повышения эффективности управления ВУЗом, т.к. именно здесь основными “производственными подразделениями” - кафедрами управляют высококвалифицированные специалисты в соответствующей области.

Очевидно, что единство процесса управления начинается со сбора информации и кончается принятием определенного решения. В реальных системах управления эти функции раздроблены и распределены между значительным числом порой слабо связанных между собой работников, что затрудняет восприятие управления как целостного процесса, без чего невозможно спроектировать эффективную управляющую систему. Поэтому в ВУЗе целесообразно использовать сетевую организацию связей между функциональными и научно-образовательными подразделениями, по крайней мере, на одном уровне иерархии управления.

Учитывая такие важные факторы повышения качества образовательных услуг, как наличие кадров высшей квалификации, развитие лабораторной базы на основе последних достижений науки и техники, а также обеспеченность образовательного процесса современной учебной и научной литературой, в ВУЗе целесообразно создать соответствующие проблемно-целевые группы, непосредственно занимающиеся решением данных проблем. Во главе таких групп могут стать высококвалифицированные специалисты в статусе помощника ректора с полномочиями на уровне проректора.

Наиболее полно указанным требованиям, на наш взгляд, удовлетворяет матричная организационная структура управления с сетевой организацией связей между подразделениями или отдельными руководителями одного уровня управления, реализуемой на основе корпоративной вычислительной сети ВУЗа. В этом случае организационная система управления ВУЗа будет иметь следующую структуру (см. рис. 2).

Рис. 2. Матрично-сетевая организационная структура управления ВУЗом.

Основные положения и результаты проведенного исследования опубликованы в следующих работах:

1.Гаджиахмедов Д.Б. Эффективное управление образовательными услугами ВУЗа. – Махачкала: НИЛ РЭП при Правительстве РД, 2005 (8,1 п.л.)

2. Гаджиахмедов Д.Б. Особенности организации автоматизированной информационной системы управления ВУЗом// Проблемы теории и практики экономики народнохозяйственного комплекса региона. Часть 6. Сборник научных трудов. – Махачкала: ГОУ ВПО «ДГТУ», 2006. (0,5 п.л.)

3. Гаджиахмедов Д.Б. Конкуренция на рынке услуг по представлению высшего образования // Проблемы теории и практики экономики народнохозяйственного комплекса региона. Часть 6. Сборник научных трудов. – Махачкала: ГОУ ВПО «ДГТУ», 2006. (0,46 п.л.)

4.Корголиев У.И., Гаджиахмедов Д.Б. Особенности организации венчурного финансирования в ВУЗе // Современные информационные технологии в проектировании управлении и экономике. Часть 2. Сборник научных трудов. – Махачкала: ГОУ ВПО «ДГТУ», 2006. (0,4/0.15 п.л.)

5. Магомедова Д.М., Гаджиахмедов Д. Б. Основные проблемы оптимизации структуры расходов // Российский судья, 2006, № 11 (0,5/0,25 п.л.)