Организационно-экономические основы эффективного управления образовательными услугами вуза

При этом необходимо учитывать, что общий объем расходов по каждой статье в силу специфики образовательного процесса ограничивается сверху естественной потребностью ВУЗа в том или ином виде ресурсов, например, в лабораторном оборудовании. Для удовлетворения этого условия необходимо определить максимальные потребности ВУЗа в каждом виде ресурсов для поддержания требуемого уровня качества образовательного процесса. Следовательно, при достижении определенных значений по каждому виду расходов соответствующие им показатели значимости начинают снижаться. Тогда потребность Пj внебюджетных средств по каждой статье расходов будет определяться выражением:

Пj = µj * j*yi.

Следовательно, по условию задачи для оптимального распределения внебюджетных средств требуется найти такие значения их постатейных расходов yj*, j=1,m в условных единицах, при которых критерий качества (общая значимость З расходов) будет принимать максимальное значение:

З =( хi +yi) * µi *i max, при n m;

или

З= (xj + yj) * µj * j max, при n m,

с учетом следующих ограничений:

БСi БС зад ; КСj КСзад,

где БСзад, КСзад - соответственно, имеющиеся у ВУЗа бюджетные и коммерческие средства.

При этом адаптивное управление деятельностью ВУЗа может базироваться на построении модели управления учебного процесса, параметры которой меняются в соответствии с изменениями, происходящими на рынке образовательных услуг.

Целесообразность управленческой деятельности в ВУЗе может определяться управлением, направленным на устранение различий между желаемым состоянием учебного процесса и его фактическим состоянием. Для этого необходимо сформировать гипотетическую модель образовательного процесса, к достижению которой ВУЗ должен постоянно стремиться в процессе своего развития.

Самоорганизация же управления ВУЗом сводится к автономному формированию алгоритмов функционирования его учебно-научных подразделений, направленных на повышение качества образовательных услуг по каждому направлению в соответствии с политикой, проводимой руководством ВУЗа.

Повышения наблюдаемости управления ВУЗом можно достичь на основе регулярного мониторинга учебного процесса и процессов функционирования всех подразделений ВУЗа. Для этого каждому подразделению спускается система показателей, отражающих текущее состояние всех сторон его деятельности, значение которых периодически поступает в соответствующие управляющие структуры ВУЗа.

Управляемость ВУЗами, в свою очередь, достигается путем решения возникающих проблем на всех уровнях иерархии управления с различным уровнем общности и детализации проводимых управленческих мероприятий.

Оперативность управленческих решений может достигаться за счет четкого перераспределения различных управленческих функций между функциональными подразделениями организационной системы высшего учебного заведения.

Далее в работе показана роль и задачи маркетинга в повышении эффективности управления ВУЗом в современных условиях хозяйствования. В частности установлено следующее, что сегодня в регионах страны наблюдается переизбыток специалистов экономического профиля при недостатке специалистов по ряду технических специальностей, для определения спроса на которые и требуется проведение маркетинговых исследований. Это позволяет избежать ситуации, когда есть спрос на получение образовательных услуг, но нет их предложения, которой в нормальной рыночной экономике не должно существовать. Другое дело, что даже в таких развитых странах, как США, длительное время ощущается нехватка тех или иных специальностей, например программистов (несколько десятков тысяч ежегодно). Но это, скорее, объясняется быстрыми и практически непредсказуемыми темпами развития информационных технологий, и недостаток специалистов компенсируется, с одной стороны, "экспортом" задач в другие страны, а с другой, "импортом" специалистов из этих стран, в том числе и России.

При определении содержания оказываемых образовательных услуг важно также учитывать темпы развития в регионе рынка труда. Поскольку именно его изучение дает исходные данные для выбора новых открываемых специальностей, изменения планируемого набора студентов, ориентации на те или иные целевые группы потребителей для высших учебных заведений.

Опыт Республики Дагестан показывает, что вначале система образования не справилась, да и не могла быстро справиться с возникшим спросом на представителей таких специальностей как юристы, бухгалтера, менеджеры, экономисты. Эту нишу, особенно в области бухгалтерского учета, заполнили многочисленные курсы подготовки и переподготовки.

Поэтому период, начиная с середины 90-х годов, характеризуется бурным открытием гуманитарных специальностей, как в государственных, так и негосударственных ВУЗах республики. В конце 90-х годов стало ясно, что работодателей не устраивает работник просто с дипломом, пусть даже и престижного ВУЗа, но не имеющим более или менее четкой специализации и системных знаний. Кроме того, специалисты с высшим образованием по специальности, например, "Бухучет и аудит" стали выпускаться в количествах, которые явно превышали потребности республики. Если к этому прибавить большое количество экономистов со средним специальным образованием, которых успели "подготовить" средние специальные учебные заведения по коротким программам, то, очевидно, становится ясным, что возникли определенные диспропорции спроса и предложения на рынке труда. Сегодня по экономическим специальностям только около 30% выпускников ВУЗов находят себе работу, да и то с использованием протекционизма.

С другой стороны, спрос на действительно грамотных специалистов в области менеджмента, бухучета и аудита все равно остается неудовлетворенным. Косвенно это подтверждают и конкурсы на специальности правового и экономического профиля, особенно в государственных ВУЗах. Но многие желающие повысить свой образовательный уровень хотят одновременно продолжать работать, в обоих стремлениях их поощряет руководство. Поэтому сегодня в республике необходимо ускоренными темпами развивать дистанционное образование.

Таким образом, на рынке образовательных услуг Республике Дагестан, как и по всей стране, сложилась двойственная ситуация, которую можно охарактеризовать афористично: "Дипломированных специалистов много, но квалифицированных, по-прежнему, не хватает". Это, в основном, объясняется низким уровнем качества образовательных услуг ВУЗов в области экономического образования и высоким уровнем коррупции в гуманитарном образовании. Поэтому, несмотря на относительную насыщенность специалистами правового и экономического профилей, есть значительный контингент, заинтересованный в получении современного образования, поэтому требуется улучшение маркетинговой политики, проводимой как коммерческими, так и государственными ВУЗами.

Большое значение в повышении эффективности управления играет организация документационного обеспечения в ВУЗе, особенно организованного в виде автоматизированной системы хранения и передачи данных в электронном виде. Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 году Государственная система документационного обеспечения управления – ГСДОУ.

Обеспечение документирования является лишь одной составляющей делопроизводства. Другая его составляющая определяется организацией работы с документами. Организация работы с документами предполагает реализацию документооборота ВУЗа, хранение документов и их использование в текущей деятельности высшего учебного заведения. При этом важно отметить, что, несмотря на различное содержание информации, хранящейся в документах в ВУЗах целесообразно использовать документы в единой форме в виде реляционных таблиц. Это позволяет упорядочить представленные в них данные, например, в виде списков студентов и работников ВУЗа, а также подробно охарактеризовать и идентифицировать по заголовкам таблиц распоряжения руководства ВУЗа, распространяемые по различным подразделениям. В этом случае документы, составляющие одну систему документации, становятся связанными единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Важное значение в обеспечении эффективной работы с документами имеет их нормирование и оформление. Наилучшим вариантом организации нормативного обеспечения делопроизводства при действующей системе формирования состава документов является создание соответствующего норматива по оформлению элементной базы: реквизитов документов, размеров бумаги, шрифтов печатающих устройств и т.д. и построение на этой основе изначально унифицированных между собой документов.

При этом установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доставка до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Такой порядок обычно включает: организацию документооборота; создание информационно-поисковых систем по документам; контроль их исполнения; подготовку документов к передаче на архивное хранение.

Для определения условного объема обрабатываемой документной информации, загрузки сотрудников, планирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства, определения технологической оснащенности процессов работы с документами и анализа других аспектов, составления Табеля документов обязателен подсчет числа документов (и их копий), полученных и созданных ВУЗом за выбранный временной период, обычно за год. Итоги доводятся до сведения руководства в установленной им форме и с заданной периодичностью.

После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документе вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и определению порядка их исполнения следует привлечь руководство ВУЗа. Ректору, как правило, направляются документы, полученные из Министерства образования и науки, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест в рабочем технологическом проекте системы должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю или через компьютерную сеть, или непосредственно сам исполняемый документ.

Обработка поступающих документов может считаться удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения ВУЗом или формирования руководителем.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов для обработки через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Значительную часть документооборота ВУЗа составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов должны быть закреплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного обеспечения только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.

При этом проектирование рациональной системы документооборота основывается на положениях, выработанных практикой делопроизводства и научной организации труда, которые могут сводиться к следующему:

- исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;

- однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

- пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;

- различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;

- учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результаты контроля и другие сведения следует передавать в службу документационного обеспечения с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов;

- должны быть предусмотрены все возможные варианты движения документов.

Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движения документов:

- когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции;

- передача почтовых отправлений, имеющих пометку "лично", непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки.

Следует также отметить, что результаты аналитической работы по изучению, регулированию и оптимизации документооборота являются основой для подготовки раздела об этапах содержания и обработки внутренних и исходящих документов. По качеству подготовки этих разделов можно судить о научно-методическом потенциале действующей в ВУЗе службы документационного обеспечения и культуре труда руководства и сотрудников.

Объем документооборота является основным средством, определяющим реальные потребности в организационной и вычислительной технике и служащим для выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата. При этом для оптимизации структуры службы документационного обеспечения ВУЗА требуется определение числа автоматизированных рабочих мест (АРМ), обрабатывающих поступающие в ВУЗ документы и занимающиеся их последующей адресной передачей по различным его подразделениям. Для оценки фактической загрузки АРМ при заданном их количестве n можно воспользоваться математическим аппаратом теории массового обслуживания. Для этого необходимо определить интенсивность входного и выходного потоков документооборота, которые соответственно определяют среднее число документов, поступающих и покидающих систему в единицу времени. Далее следует определить состояние системы ( S1, S2,…,Sn – соответственно, все АРМ свободны, один АРМ занят, два АРМ занято и т.д. до состояния Sn, когда все АРМ заняты ) сформировать размеченный граф состояний автоматизированной системы, который в общем случае будет иметь вид, показанный на рис. 1.

Рис. 1. Размеченный граф состояний автоматизированной системы документооборота.

Отсюда, используя для полученной схемы основные соотношения гибели и размножения, можно определить финальные вероятности для ее состояний по следующим формулам:

…..;

Полученные финальные вероятности можно интерпретировать как долю времени пребывания системы в соответствующем им состоянии за отчетный период. Тогда, зная эффективности функционирования системы когда в ней загружены: один АРМ- Э1; два АРМ – Э2;…; n АРМ - Эn можно оценить среднюю эффективность Э функционирования системы за отчетный период по формуле:

Таким образом, задаваясь пороговым значением общей эффективности Э* функционирования системы можно определить количество АРМ n , при котором расчетное значение эффективности будет удовлетворять заданным значениям, т.е. Э.

При этом под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за отчетный период времени; например, количество документов, полученных и созданных плановым отделом за период с 1 по 30 апреля. За единицу подсчета принимается, как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения). Для упрощения подсчета рекомендуется документ, размноженный в 10 экземплярах, учитывать как десять документов. Качественный, всесторонний, квалифицированный подсчет и анализ документооборота в ВУЗе целесообразно проводить один раз в год специально выделенной группой сотрудников под руководством службы документации.

Учет количества документов ВУЗа в соответствии с выбранной методикой может проводиться единовременно, периодически, но не реже одного раза в год под руководством и при участии службы документационного обеспечения. Результаты проведенной работы обобщаются по заранее определенным показателям и предоставляются руководству учебного заведения. При этом следует подготовить и предложения по совершенствованию работы с документами и ее техническому обеспечению.

Для удобства последующего анализа и многостороннего обобщения полученных результатов учета наиболее эффективным является запись на специальных карточках формата А5, листах формата А4 или экранные таблицы нескольких характеристик документов, таких, например, как количество листов в документах, тираж, срок хранения, инициативный документ или ответ на запрос, формат бумаги, уточненных при выборе конкретной методики проведения подсчета документооборота. В первой графе учетной формы для получения более полных характеристик структуры документооборота целесообразно указать наименования (можно сокращенные) или номиналы документов (и коды по ОКУД), например протоколы заседаний дирекции, приказы о перемещениях сотрудников, докладные записки и т.д. Для заполнения этих показателей следует использовать табель документов организации, В конце каждой учетной формы следует предусмотреть возможность подведения итоговых данных по каждому показателю. В зависимости от количества документов на каждое структурное подразделение может быть заполнена одна или несколько подобных форм.

В том случае, если в одном структурном подразделении функционируют документы, относящиеся к нескольким системам или различным специфическим группам документации, на каждую из них целесообразно составлять самостоятельную форму. В дальнейшем сведения могут быть сгруппированы по любому из отраженных в них признаков. Зафиксированные результаты подсчета документооборота могут быть использованы для проведения, как количественного, так и качественного анализа документов структурных подразделений и организации в целом.